

I know everyone loves to hate Ubisoft, but this is quite the common term. Also it only even applies when the agreement is terminated, I don’t even know how that would look like. I have never heard about a usage agreement being terminated, unless you yourself violate it (e.g. get banned for cheating).
Ich bin mir nicht ganz sicher wie hier die rechtlichen Möglichkeiten aussehen, aber es dürfte nicht ohne Weiteres möglich sein, mal eben bei nem Amt nach “Name, Geschlecht und Geburtsort von allen" zu fragen. Selbst wenn, kann es immernoch Dopplungen geben. Oder im äußersten Fall entscheiden sich die Zuständigen Beamten zu Ungehorsam. Es erschwert das ganze in jedem Fall und sorgt dafür, dass du viel mehr Leute in so ein Unterfangen einbeziehen müsstest, wenn es keinen direkten Vermerk gibt.
Wofür auch immer der Vermerk dienen soll, er sollte wenn dann nur temporär, unter stregem Verschluss und separat vom Rest der Akten existierten. Allein die DSGVO steckt hier hohe Hürden, unabhängig von den Befindlichkeiten irgendwelcher Politiker.